Automatinis dokumentų skaitmeninimas

Užduotis: El. paštu gautas sąskaitas-faktūras skaitmeninti automatiniu būdu.

Sąlygos: Sukonfigūruoti dokumentų skaitmeninimą, kad el. laiškais gautos sąskaitos faktūros automatiškai būtų įkeliamos į Rivile ERP.

Darbo eiga:

1. "Nustatymai" → "Bendrieji" → "Automatizacijos" → "El. laiškų automatinis failų skaitymas" ("SS-OCR-READ-EMAIL") aktyvuokite automatizacijos užduotį:

2. "Nustatymai" → "Bendrieji" → "Parametrai" → "OCR pašto dėžutės prisijungimo nustatymai" ("SS-OCR-EMAIL") aprašykite el. pašto dėžutės parametrus:

   • "Įmonė" -nurodykite įmonę;

   • "El.pašto adresas" - nurodykite el.pašto adresą, kuris bus naudojamas automatiniame skaitmeninime;

   • "Slaptažodis" - nurodykite prisijungimo slaptažodį:

     • GMAIL atveju reikia sukurti App slaptažodį adresu https://myaccount.google.com/apppasswords . App pavadinimas gali būti pvz. “imap”:

     

     Google leis pridėti App įjungus paskyrai prisijungimą (pvz. 2FA Google Paskyra→Sauga):

     

   • "Serverio adresas" - nurodyti serverio adresą (pvz. "imap.gmail.com");

   • "Ištrinti po nuskaitymo" - pažymėti varnele, jeigu nuskaičius el.laišką reikalinga ištrynimo komanda. Tai konfigūruojama serverio nustatymuose.

   • "Paskutinis nuskaitymas" - pirmojo paleidimo metu nurodyti dieną ir laiką, nuo kada vykdyti duomenų nuskaitymą iš el.pašto dėžutės. Rekomenduojama nurodyti einamojo momento dieną ir laiką. Po pirmos automatizacijos data ir laikas bus pildoma automatiškai po kiekvieno e-mail duomenų nuskaitymo.

   • "El.pašto IMAP konfigūracija" - papildoma IMAP konfigūracija.

     {"mail.imap.starttls.enable": "true","mail.imap.ssl.enable": "true","mail.imap.auth": "true", "mail.imap.port":"993", "mail.imaps.partialfetch": "false", "mail.imaps.fetchsize": "1048576", "mail.imap.partialfetch": "false", "mail.imap.fetchsize": "1048576"}

1. Sukonfigūruokite parametrą "Dokumentų skaitmeninimo nustatymai" esant poreikiui duomenų atpažinimo pagal: atsakingą asmenį, padalinį, objektą ("Nustatymai" → "Bendrieji" → "Parametrai" →"Dokumentų skaitmeninimo nustatymai"→ "SS-OCR-EMAIL-VALUES-CONFIG"):

4. Sukonfigūruokite parametrą "Dokumentų skaitmeninimo nustatymai", jeigu detalių eilučių duomenų užpildymas reikalingas suminis arba detalus ("Nustatymai" → "Bendrieji" → "Parametrai" →"Dokumentų skaitmeninimo nustatymai"→ "SS-OCR-EMAIL-VALUES-CONFIG"):

5. Nuskaityti el.pašto failai saugomi "El. laiškų žurnalas" sąraše ("Nustatymai" → "Bendrieji" → "El. laiškų žurnalas"):

6. Automatiškai skaitmeninti ir sukurti pirkimo/pardavimo įrašai bus matomi sąrašiniame lange ( "Pirkimai" → "Pirkimų sąskaitos" arba "Pardavimai" → "Pardavimų sąskaitos"):

7. Pakeiskite skaitmeninto dokumento būseną ""Juodraštis"" į "Naujas", spaudžiant mygtuką "Keisti į Naujas":

ERP Akademija