Dokumentų skaitmeninimas(OCR)

Dokumentų skaitmeninimas kitaip OCR (angl. Optical Character Recognition) - tai technologija, leidžianti atpažinti skaitmenizuotą informaciją (elektroninę, skenuotą ar fotografuotą), kurios pagrindu automatiškai Rivile ERP sukuriami pirkimo/pardavimo dokumentai.

Failų skaitmeninimas galimas dviem būdais:

• Rankiniu būdu inicijuojant veiksmą - "Skaitmeninti sąskaitą" ("Pirkimai" → "Pirkimų sąskaitos"→ "Sukurti naują" → "Skaitmeninti sąskaitą");
• Naudojant automatizaciją, kai į Rivile ERP el.laiškais gaunami dokumentai (failai) skaitmeninimui ("Nustatymai"" → "Bendrieji" → "El.laiškų žurnalas").

Duomenų atpažinimo logika:

• "Klientai" užpildomi pagal: pavadinimą, PVM kodą, įmonės kodą, IBAN sąskaitos numerį, telefoną, el.paštą.
• "Mokesčių kategorija" užpildoma pagal kliento kortelę. Neradus kliento, naudojama pagrindinė mokesčių apskaitos kategorija.
• "Operacijos data/ Dokumento data" užpildoma pagal dokumento datą.
• "Padalinys/Objektas/Atsakingas" užpildoma pagal parametro ("Nustatymai" → "Bendrieji" → "Parametrai"→"Dokumentų skaitmenizavimo nustatymai( "SS-OCR-VALUES-CONFIG") ) konfigūraciją.
• "Kaina su PVM/"Kaina be PVM" - užpildoma pagal kliento kortelę. Neradus kliento, parenkama pagal nutylėjimą "Kaina be PVM".
• "Valiuta" - užpildoma pagal valiutos kodą.
• Detalių eilučių duomenų užpildymas galimas: suminis arba detalus. Užpildymo logika pagal parametro ("Nustatymai" → "Bendrieji" → "Parametrai"→"Dokumentų skaitmenizavimo nustatymai( "SS-OCR-VALUES-CONFIG") ) konfigūraciją.
• "Prekės/Paslaugos" - užpildomos pagal: kodą, barkodą, pavadinimą, prieš tai buvusių įrašų istoriją, t.y. per paskutinius tris mėnesius registruotas dokumentas su tokiu prekės kodu ir pavadinimu.
• "PVM" užpildymas galimas: pagal prekės kortelėje esančią mokesčių klasę ("Prekės,paslaugos"→"Apskaita" → "Mokesčių klasė"). Jeigu prekės kortelė nerasta, parenkamas PVM pagal pagrindinę mokesčių kategoriją ir pagrindinę mokesčių klasę.
• "Matas" užpildomas pagal mato vieneto kodą.
• "Nuolaida" visada "0".
• "Kiekis" užpildomas pagal apdorojamą eilutę. Jeigu kiekis nenurodytas pagal nutylėjimą užpildomas reikšme "1".
• "Suma be PVM" užpildoma pagal apdorojamą eilutę. Jeigu suma nenurodyta, paskaičiuojama pagal formulę: "Kaina"* "Kiekis".

Detalių eilučių suminis duomenų užpildymas

• "Paslauga" iš parametro "Dokumentų skaitmenizavimo nustatymai ("Nustatymai" → "Bendrieji" → "Parametrai"→"Dokumentų skaitmenizavimo nustatymai( "SS-OCR-VALUES-CONFIG")).
• "Mato vienetas" - pagrindinis mato vienetas ("Nustatymai"→"Atsargos ir logistika" →"Mato vienetai").
• "Kiekis" pagal nutylėjimą užpildomas reikšme "1".
• "Padalinys/Objektas/Atsakingas" iš parametro "Dokumentų skaitmenizavimo nustatymai ("Nustatymai" → "Bendrieji" → "Parametrai"→"Dokumentų skaitmenizavimo nustatymai( "SS-OCR-VALUES-CONFIG") ).
• "Suma be PVM"/"Suma su PVM" apskaičiuojama ir atvaizduojama bendra eilučių suma.

ERP akademija_Praktiniai pavyzdžiai